7 Langkah Sederhana Menggunakan Faks dan Pemindaian Windows

Windows Fax and Scan, aplikasi bawaan di sistem operasi Windows, memungkinkan Anda mengirim dan menerima faks tanpa mesin faks.

Ini mendukung berbagai jenis dokumen, termasuk dokumen Word, PDF, gambar, spreadsheet, dan banyak lagi. Alat ini juga memungkinkan admin untuk mengelola beberapa mesin faks, printer multifungsi (MFP), atau server faks melalui satu program terpusat.

Jadi jika Anda siap menyederhanakan proses faks dengan alat yang gratis dan mudah, mari kita lihat cara menggunakan Windows Fax and Scan hanya dalam tujuh langkah sederhana.

Penting: Untuk menggunakan Windows Fax and Scan, komputer Anda harus memiliki modem faks internal atau Anda perlu menyambungkan modem faks eksternal. Saya akan menjelaskan lebih lanjut tentang ini seiring berjalannya waktu, tetapi jika Anda sedang terburu-buru, Anda dapat menggunakan layanan faks online untuk mengirim dokumen dari perangkat tanpa modem faks.

Pengaturan Faks dan Pemindaian Windows

Alat faks dan pindai yang praktis ini telah menjadi bagian dari keluarga Windows selama beberapa waktu, memperluas kompatibilitasnya dari Windows Vista hingga versi Windows terbaru. Baik Anda baru mengenal faks digital atau sudah berpengalaman, mengaktifkan Windows Fax and Scan sangatlah mudah.

Pertama, mari kita bicara tentang apa yang Anda perlukan untuk memulai. Perangkat lunak Windows Fax and Scan memerlukan modem faks. Perangkat keras kecil ini mengubah komputer Anda menjadi mesin faks.

Namun sebelum Anda mulai mengobrak-abrik mekanisme internal komputer Anda, ada baiknya Anda mencari tahu apakah Anda sudah memiliki mekanisme internal di komputer atau laptop Anda.

Memeriksa modem faks internal

Anda dapat mengetahui apakah Anda sudah memiliki modem internal dengan memeriksa sistem komputer Anda, dan prosesnya cukup sederhana:

1. Pukul Awal tombol di komputer Anda.
2. Jenis Manajer Perangkat ke dalam bilah pencarian dan tekan Memasuki.
3. Di Pengelola Perangkat, cari kategori bernama Modemdan klik untuk melihat apa yang terdaftar.

Jika tidak ada kategori modem, berarti Anda tidak memiliki modem bawaan.

Kebanyakan laptop dan komputer baru tidak dilengkapi dengan modem faks, jadi jangan heran jika Anda tidak dapat menemukan apa pun di pengelola perangkat.

Menyiapkan modem faks eksternal

Jika ternyata komputer Anda tidak memiliki modem faks internal, masih ada beberapa opsi yang tersedia. Anda dapat dengan mudah menemukan modem faks eksternal, sering kali dalam bentuk perangkat USB, atau dalam bentuk kartu yang dapat dipasang ke slot PCI komputer Anda.

Ini bukanlah investasi yang besar, karena modem eksternal dapat ditemukan dengan harga di bawah $20.

Jika Anda menggunakan rute modem eksternal, berikut panduan singkatnya:

• Periksa manual pabrikan: Itu selalu merupakan ide bagus untuk membaca manual yang disertakan dengan modem, terutama untuk memahami instruksi instalasi spesifik.
• Beli modemnya: Anda dapat menemukan modem USB atau modem faks kartu secara online atau di toko elektronik setempat.
• Instalasi USB: Cukup colokkan modem ke port USB di komputer Anda. Jika modem Anda dilengkapi dengan CD driver, pastikan untuk menginstal driver tersebut.
• Pemasangan kartu modem: Jika Anda memiliki kartu modem, matikan komputer Anda dan pasang kartu tersebut di slot PCI yang tersedia. Nyalakan kembali komputer Anda, dan Anda siap melakukannya.

Ingat, campur tangan pada perangkat keras komputer terkadang dapat memengaruhi garansi Anda. Jadi, jika Anda merasa tidak nyaman dengan pendekatan DIY, mencari bantuan profesional adalah langkah yang bijaksana. Mungkin memerlukan biaya lebih mahal untuk meminta seseorang memasangkan kartu modem untuk Anda, tapi itu lebih baik daripada merusak komputer Anda.

Anda juga dapat menghindari semua masalah dengan menggunakan layanan faks online, atau mengunduh aplikasi sehingga Anda dapat mengirim faks dari iPhone atau ponsel Android.

Menyiapkan Faks dan Pemindaian Windows

Untuk mulai mengirim faks, Anda harus terlebih dahulu menghubungkan saluran telepon ke komputer Anda melalui modem faks dan mengaktifkan perangkat lunak Faks dan Pindai. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menghubungkan telepon rumah ke komputer Anda pada jack yang sesuai, atau ke jack yang terletak pada modem faks eksternal.

Setelah saluran Anda diatur, ikuti langkah-langkah berikut untuk memastikan Windows Fax and Scan siap bekerja dengan modem faks dan saluran komunikasi Anda:

1. Mulailah dengan mencari Faks dan Pindai di bilah pencarian Windows. Pilih aplikasi Windows Fax and Scan yang muncul di hasil.
2. Pada kunjungan pertama Anda ke Windows Fax and Scan, Anda harus mengatur modem Anda untuk mengirim korespondensi. Untuk melakukan ini, navigasikan ke Peralatan menu di aplikasi Windows Fax and Scan.
3. Dalam menu Alat, buka Akun Faks.
4. Di jendela Akun Faks, klik Menambahkan.
5. Anda kemudian akan melihat kotak dialog Pengaturan Faks, di mana Anda harus memilihnya Hubungkan ke modem faks. Pilih opsi ini dan modem pra-instal Anda akan muncul.

Setelah menghubungkan modem faks ke PC Anda, driver yang diperlukan akan diinstal secara otomatis. Jika tidak, ikuti petunjuk yang diberikan bersama modem faks Anda untuk pemasangan yang benar.

Panggilan faks otomatis vs manual

Setelah memilih modem faks Anda, selesaikan instalasi. Anda mungkin diminta untuk memilih bagaimana saluran telepon akan menjawab panggilan — secara otomatis atau manual.

Jika Anda memilih Otomatis, aplikasi faks akan secara otomatis menjawab panggilan masuk dan menerima faks. Jika Anda memilih Manual, Anda harus memilih secara manual Terima Faks Sekarang di aplikasi Windows Fax and Scan setiap kali Anda ingin menerima faks.

Tujuh langkah mengirim faks dengan Windows Fax and Scan

Setelah komputer Anda dilengkapi untuk mengirim dan menerima faks melalui Windows Fax and Scan, menavigasi perangkat lunak menjadi cukup sederhana.

Jika Anda perlu mengirimkan cek atau dokumen penting lainnya melalui faks, pertimbangkan untuk mengirimkan faks percobaan gratis sebagai cara yang mudah untuk memastikan semuanya berfungsi dengan benar.

Berikut panduan yang memudahkan pengiriman faks pertama Anda dengan Windows:

Langkah 1: Mulai faks baru

Buka perangkat lunak Windows Fax and Scan dan pilih Faks Baru pilihan.

Langkah 2: Masukkan nomor faks penerima

Di jendela Faks Baru yang muncul, masukkan nomor faks penerima yang Anda tuju di kolom ‘Kepada’. Anda juga mempunyai pilihan untuk mengklik ‘Ke’ untuk membuka buku alamat Anda dan memilih penerima dari sana.

Langkah 3: Gabungkan halaman sampul

Jika Anda ingin menyertakan halaman sampul pada faks Anda, pilihan ini terletak tepat di atas baris ‘Kepada’ dalam formulir faks. Jangan ragu untuk menggunakan templat lembar sampul faks ini.

Langkah 4: Isi baris subjek

Selanjutnya, berikan subjek untuk faks Anda. Bidang ini terletak di atas isi utama pesan di sisi kiri.

Langkah 5: Masukkan pesan Anda

Lanjutkan dengan mengetikkan informasi yang ingin Anda kirim melalui faks di bagian utama formulir faks.

Toolbar pemformatan di bagian atas area dokumen memungkinkan Anda memformat teks, memasukkan hyperlink, atau menyematkan gambar ke dalam dokumen faks Anda.

Langkah 6: Tambahkan dokumen atau media tambahan

Anda juga dapat menambahkan dokumen yang dipindai atau melampirkan file dengan mengklik toolbar yang terletak di bagian atas formulir faks. Pilih Sisipkan untuk membuka dropdown item.

Langkah 7: Klik kirim

Jika Anda sudah siap, klik Mengirim untuk mengirimkan faks Anda. Tombol ini terletak di pojok kanan atas jendela.

LIHAT: Cobalah tips berikut jika faks Anda tidak dapat terkirim, dan ingatlah untuk memastikan bahwa informasi header faks akurat.

Cara menerima faks dengan Windows Fax and Scan

Dengan Windows Fax and Scan, Anda memiliki fleksibilitas untuk mengatur penerimaan faks baik secara otomatis atau manual.

Jika Anda memilih opsi otomatis, perangkat lunak akan secara otomatis menjawab panggilan masuk dan menerima faks tanpa campur tangan Anda.

Ini berguna jika Anda sering menerima faks. Namun, jika Anda ingin lebih mengontrol penerimaan faks atau tidak sering menerimanya, Anda dapat memilih opsi manual.

Cara menerima faks secara manual dengan Windows Fax and Scan

Untuk menerima faks secara manual menggunakan layanan faks ketika telepon berdering, pastikan aplikasi Windows Fax and Scan terbuka.

1. Luncurkan Faks dan Pindai Windows.
2. Klik pada Fax opsi yang terletak di panel kiri bawah.
3. Sekarang navigasikan ke Peralatan menu di sudut kiri atas aplikasi.
4. Dari toolbar, pilih Terima Faks Sekarang. Hal ini memungkinkan komputer Anda menerima faks masuk ketika saluran telepon berdering.

Cara menerima faks secara otomatis dengan Windows Fax and Scan

Jika Anda ingin mengatur penerimaan faks otomatis, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Alat, lalu pilih Pengaturan Faks.
2. Di Umum tab, verifikasi bahwa Izinkan perangkat menerima panggilan faks opsi dipilih di bawah Opsi Kirim / Terima.
3. Kemudian temukan Jawab Secara Otomatis setelah _ Berderingdan masukkan jumlah dering yang diinginkan sebelum layanan faks merespons, lalu klik Oke.

Ini secara otomatis akan memungkinkan komputer Anda menerima faks masuk tanpa intervensi manual apa pun.

Seperti yang Anda lihat, Windows Fax and Scan menawarkan cara yang mudah digunakan untuk mengirim dan menerima faks menggunakan komputer Anda. Dengan langkah sederhana ini, Anda dapat dengan mudah mengatur perangkat lunak untuk komunikasi faks yang efektif.

Ada fitur tambahan Windows Fax and Scan, seperti membuat daftar kontak atau halaman sampul khusus. Pastikan untuk meluangkan waktu untuk menguji dan membiasakan diri Anda dengan perangkat lunak ini untuk memastikan pengiriman faks yang lancar dan efisien di masa mendatang.

Ingat — faks hanya seaman jaringan Anda. Seperti bentuk komunikasi lainnya, komunikasi ini dapat diretas dan kredensial akun dapat disusupi. Ikuti praktik terbaik keamanan jaringan dasar dan berhati-hatilah jika mengirim faks saat tersambung ke jaringan publik.