Cara mengimpor data excel ke kalender Outlook

Dalam tutorial ini, saya akan menunjukkan kepada Anda cara membuat janji Outlook dari beberapa catatan Excel. Dengan menyimpan data sumber dalam format yang dibatasi koma dan kemudian memetakan data itu ke bidang Outlook, Anda dapat mengimpor sebagian besar data ke item Outlook yang sesuai dengan sedikit usaha. Jika Anda perlu memindahkan data dari Excel ke kalender di Outlook secara teratur, Anda harus mempertimbangkan mengotomatiskan proses untuk menghemat waktu.

Saya menggunakan desktop Microsoft 365 pada sistem Windows 10 64-bit untuk tutorial ini. Anda dapat bekerja dengan data Excel Anda sendiri atau mengunduh file demonstrasi .xlsx sederhana. Harap dicatat bahwa Outlook.com tidak mendukung teknik ini.

Lihat: Demo: Pelajari Cara Mengimpor Catatan Excel ke Kalender Outlook

Gambaran besarnya

Artikel ini memiliki tujuan khusus: untuk mengimpor data Excel ke janji temu Outlook. Menggunakan data .csv dan wizard Outlook, Anda dapat mengimpor banyak data yang berbeda ke item Outlook yang berbeda. Untuk daftar nama lapangan janji temu Outlook yang paling umum digunakan, lihat tabel di bawah ini. Ini akan sangat berguna bagi pengguna daya produk Microsoft Office.

Tabel ini tidak komprehensif dengan cara apa pun, tetapi ini adalah titik awal yang bermanfaat bagi pengguna yang ingin memindahkan data dari Excel ke Outlook. Outlook menyimpan nilai dengan tipe data ya/tidak sebagai -1 dan 0, masing -masing.

Nama lapangan janji temu Outlook yang paling umum

Bidang	Tipe dan makna data
Acara sepanjang hari	Ya/tidak. Jika diatur ke ya, bidang durasi diatur ke 24 jam (1440 menit).
Lampiran	Ya/tidak.
Dibuat	Tanggal/waktu. Tanggal dan Waktu Item Kalender dibuat.
Lamanya	Durasi disimpan sebagai menit. 24 jam (1.440 menit) Jika bidang acara sepanjang hari diatur ke ya. Kalau tidak, perbedaan antara nilai -nilai bidang akhir dan mulai. Disimpan sebagai menit.
Akhir	Tanggal/waktu. Tanggal akhir dan waktu item kalender.
Dimodifikasi	Tanggal/waktu. Terakhir kali item kalender dimodifikasi.
Catatan	Teks. Nilai kotak teks janji temu.
Membaca	Ya/tidak. Menentukan apakah item kalender ditandai seperti yang dibaca.
Kambuh	Pengaturan berikut berlaku: 0 Tidak Ada, 1 Harian, 2 Mingguan, 3 Bulanan, 4 Tahunan
Pola kekambuhan	Teks. Kombinasi nilai -nilai bidang pengulangan, awal dan akhir.
Kisaran Rekurensi Akhir	Tanggal/waktu. Tanggal terakhir dan waktu item kalender berulang.
Kisaran Kamban Mulai	Tanggal/waktu. Tanggal pertama dan waktu item kalender berulang.
Berulang	Ya/tidak. Menentukan apakah item kalender berulang.
Ingatkan sebelumnya	Nomor. Beberapa menit sebelum pengingat berjalan sebelum rapat atau janji temu.
Pengingat	Ya/tidak. Jika waktu mulai untuk rapat atau janji temu telah berlalu, bidang pengingat tidak dapat ditetapkan.
Pengingat file suara	Teks. Jalur file suara untuk dimainkan sebagai pengingat.
Teks. Jalur file suara untuk dimainkan sebagai pengingat.	Pengaturan berikut berlaku: 0 gratis, 1 tentatif, 2 sibuk, 3 di luar kantor
Awal	Tanggal/waktu. Waktu mulai dari item kalender.

Lihat: 3 cara untuk menemukan hari saat ini di pandangan Kalender Outlook

Mempersiapkan data Excel

Dalam versi Outlook yang lebih lama, Anda dapat mengimpor langsung dari file buku kerja Excel, tetapi itu tidak lagi terjadi dalam versi terbaru. Sebelum Anda dapat mengimpor data Excel ke Outlook menggunakan Microsoft 365, Anda harus menyimpan data itu ke format yang dipisahkan koma (dibatasi) atau .csv.

Lihat: Cara mengimpor file .txt atau .csv dengan cepat ke Microsoft Excel

Untuk mengilustrasikan proses ini, kami akan menggunakan set data sederhana yang ditampilkan di Gambar A. Anda akan melihat bahwa ada teks yang bermakna untuk mengidentifikasi janji temu, tanggal janji temu, dan nilai waktu. Tanggal dan waktu dapat berupa string atau nilai tanggal/waktu karena Outlook sangat fleksibel.

File demonstrasi .xlsx hanya berisi satu lembar karena hanya itu dukungan fitur .csv. Excel tidak akan mengizinkan Anda untuk menyimpan buku kerja beberapa lembar ke format .CSV. Jika Anda mencoba, Excel akan menampilkan pesan kesalahan.

Lembar demonstrasi menggunakan objek tabel untuk mengatur data, tetapi Anda juga bisa menggunakan rentang data normal. Meskipun catatan diurutkan berdasarkan tanggal, Outlook tidak memerlukan kumpulan data yang diurutkan untuk teknik ini berfungsi.

Sekarang, mari kita simpan lembar ini ke format .csv sebagai berikut:

1. Klik Mengajukan tab dan pilih Simpan sebagai di panel kiri.
2. Ubah nama file, jika perlu, tetapi Excel tidak akan menulis melalui file buku kerja Excel Anda – itu akan membuat file .csv baru.
3. Dari Jenis file dropdown, pilih CSV (Comma Delimited) (*.csv) pilihan (Gambar B). Tugas Impor akan gagal jika file .csv terbuka. Gunakan UTF-8 Versi Jika Anda mengimpor karakter khusus.

4. Klik Menyimpan. Anda dapat mengabaikan kemungkinan kesalahan kehilangan data jika ditampilkan. Pastikan untuk mencatat lokasi file jika ada kemungkinan Anda tidak akan mengingat di mana itu.
5. Tutup file .csv yang baru saja Anda buat. Outlook tidak akan mengimpor data jika file sumber .csv terbuka.

Dengan format ini, Anda sekarang dapat mengimpor CSV ke Kalender Outlook.

Mengimpor data ke dalam kalender Outlook

Sekarang saatnya membuka Outlook dan bersiap untuk mengimpor catatan di file .csv. Anda akan mengimpornya ke kalender Outlook menggunakan Wizard. Selama proses ini, Anda akan memetakan nilai -nilai Excel ke Outlook Janji temu.

Dengan peta, maksud saya untuk menghubungkan satu bidang Excel ke satu bidang Outlook. Anda memberi tahu Outlook di mana menyimpan nilai -nilai Excel dalam Outlook. Bidang Outlook mirip dengan sel Excel, tetapi jauh lebih terlibat. Ini memiliki nama, tipe data, dan fitur pengidentifikasi lainnya. Outlook bahkan mendukung bidang yang ditentukan pengguna.

Untuk meluncurkan wizard, buka Outlook jika perlu dan kemudian klik tab File, pilih Buka & Ekspor Di panel kiri lalu klik Impor/Ekspor dari bagian terbuka yang ditunjukkan di Gambar c.

Sekarang, jalankan wizard sebagai berikut:

1. Di panel pertama Wizard, pilih Impor dari program atau file lain (jika perlu) dan klik Berikutnya.
2. Memilih Nilai yang dipisahkan koma dan klik Berikutnya.
3. Klik tombol Browse dan kerjakan melalui struktur folder untuk memilih file .csv yang Anda buat sebelumnya. Gambar d menunjukkan file demonstrasi.

4. Klik OKE Setelah memilih file itu, dan wizard kembali ke panel yang sama, yang juga memungkinkan Anda menentukan bagaimana Outlook berurusan dengan duplikat di file .csv. Tidak akan ada dalam contoh kami, tetapi saat menerapkan ini untuk pekerjaan Anda sendiri, Anda akan ingin memilih dengan tepat. Untuk saat ini, terima opsi default, Izinkan duplikat dibuatdan klik Berikutnya.
5. Pilih Kalender (Gambar E) dan klik Berikutnya. Jika Anda memiliki lebih dari satu kalender, pastikan untuk memilih yang tepat.

6. Wizard akan menampilkan file untuk diimpor. Anda harus mengklik kotak kecil di sebelah kiri nama file untuk menampilkan tanda centang. Jika Anda tidak melihat cek ini (Gambar F)penyihir tidak akan melangkah lebih jauh. Setelah Anda mengkliknya dengan benar, wizard mungkin membuka dialog pemetaan secara otomatis. Jika itu terjadi, Anda tidak perlu mengklik Peta bidang khusus seperti yang dijelaskan pada langkah berikutnya.

7. Klik pada Peta bidang khusus pilihan. Langkah ini mungkin tidak diperlukan, tergantung pada hasil yang Anda miliki selama langkah enam.
8. Pada titik ini, Anda harus mencocokkan nilai Excel ke bidang janji temu Outlook. Kami menyebutkan sebelumnya bahwa proses ini disebut pemetaan. Panel kiri mencantumkan bidang Excel, sedangkan panel kanan mencantumkan bidang kalender. Seperti yang dapat Anda lihat di Gambar gOutlook memetakan tiga bidang dengan benar untuk Anda: tanggal mulai, waktu mulai, dan waktu akhir. Itu karena nama bidang Excel sama dengan nama bidang Outlook.

9. Tidak ada yang setara dengan bidang tugas, jadi Anda harus memetakan bidang ini secara manual. Untuk memetakan bidang tugas, cukup seret dari panel kiri ke panel kanan (Gambar H) dan memetakannya ke bidang subjek Outlook. Anda mungkin perlu mengulangi langkah ini untuk bidang lain yang tidak memetakan secara otomatis.

10. Saat Anda memetakan semua bidang, klik OKE kemudian Menyelesaikan untuk memicu impor. Gambar i menunjukkan janji temu yang baru dibuat.

Ada dua hal yang patut dicatat pada saat ini. Pertama, apakah Anda melihat karakter hantu dalam tugas dalam dialog pemetaan? Jika Anda melihat sesuatu seperti ini, itu hampir selalu berada di bidang pertama. Ini adalah kode pemformatan yang gagal dihapus Excel saat mengonversi ke .csv. Anda bisa mengabaikannya. Jika Anda mengalami kesulitan mengimpor setelah pemetaan, coba buka file .csv dan masukkan kembali nama-nama bidang.

Kedua, jika Anda mengimpor catatan Excel yang sama, Outlook akan menduplikasi janji temu. Jika Anda mengubah opsi duplikasi yang ditunjukkan pada langkah empat untuk tidak mengimpor item duplikat, itu tidak akan melakukan ini.

Lihat: Microsoft Excel dari pemula ke Lanjutan: Kursus Kecelakaan

Bisakah Anda mengekspor Kalender Outlook ke Excel?

Sayangnya, tidak ada proses asli untuk membuat tautan dinamis antara Excel dan Outlook atau untuk mengekspor Kalender Outlook ke Excel. Saat Anda memperbarui file Excel, Anda harus mengulangi proses yang telah saya uraikan dalam artikel ini. Namun, jika ini cukup sering terjadi, Anda dapat menggunakan Microsoft Power Automate untuk membuat aliran yang akan mengotomatiskan proses.

Kami telah membuat beberapa sumber daya jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang alat ini, termasuk cara mengirim email laporan Microsoft Excel yang dijadwalkan menggunakan Power Automate dan cara menjadwalkan email menggunakan Microsoft Power Automate.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya menyinkronkan Excel ke kalender?

Ya, Anda dapat menyinkronkan data di Excel ke kalender di Outlook dengan menyimpan data Excel Anda ke dalam format .CSV dan kemudian mengimpornya ke dalam aplikasi kalender Anda.

Apakah Excel memiliki kalender bawaan?

Tidak, Excel tidak memiliki kalender bawaan. Namun, ia memiliki fitur bawaan untuk membuat kalender. Anda dapat membangun satu dari templat pra-buatan atau secara manual membuat satu menggunakan rumus untuk mengisi tanggal atau melalui opsi pemetik tanggal.

Bagaimana cara mengonversi data Excel ke kalender?

Untuk mengubah data Excel menjadi kalender, Anda dapat membuat tabel di Excel dengan kolom untuk tanggal, waktu, peristiwa, lokasi, dll. Lalu, simpan data sebagai file .csv. Selanjutnya, impor file .csv ke dalam aplikasi kalender pilihan Anda dengan mengikuti instruksi spesifik yang disediakan oleh aplikasi. Anda mungkin perlu memetakan kolom di file .csv ke bidang yang sesuai di aplikasi kalender untuk proses impor yang lancar.

Bagaimana cara mengimpor entri kalender ke Outlook?

Anda biasanya dapat mengimpor entri kalender dari Excel ke Kalender di Outlook dengan membuka Outlook dan Memilih File> Buka & Ekspor> Impor/Ekspor. Dari sana, pilih Impor dari program atau file lain dan pilih file .csv yang berisi entri kalender. Ikuti petunjuk untuk menyelesaikan proses impor, memastikan Anda memetakan bidang data dengan benar untuk transfer entri yang akurat.

Bagaimana cara memopulasi kalender di Excel?

Untuk memopulasi kalender secara otomatis di Excel, mulailah dengan membuat tabel untuk mewakili kalender Anda dan memasukkan tanggal mulai. Kemudian, hasilkan tanggal menggunakan formula Excel dan mengisi hari -hari dalam seminggu di kolom berikutnya. Selanjutnya, mengisi secara otomatis informasi lain, seperti acara, tugas, atau catatan untuk tanggal tertentu. Anda juga dapat menerapkan pemformatan bersyarat untuk menyoroti hari -hari khusus, akhir pekan, atau hari libur.