Cara Menerapkan Otomatisasi Orientasi Karyawan + Contohnya

Poin-poin penting Mulailah dengan mengidentifikasi tugas-tugas usang dalam orientasi karyawan Anda yang dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi seperti dokumentasi berbasis kertas. Pilih alat otomatisasi orientasi karyawan yang tepat dengan menjelajahi berbagai solusi perangkat lunak dan integrasi pihak ketiga. Buat alur kerja dengan pemicu yang jelas (misalnya, surat penawaran ditandatangani) dan tindakan (misalnya, memberi tahu TI untuk pengaturan), dan terus memantau dan meningkatkan berdasarkan umpan balik dan wawasan kinerja.

Apa itu otomatisasi orientasi karyawan?

Otomatisasi orientasi karyawan menyederhanakan tugas-tugas seperti dokumen, tugas pelatihan, dan rapat. Hal ini biasanya dilakukan melalui sistem perangkat lunak orientasi atau platform perangkat lunak SDM umum. Solusi teknologi ini juga merupakan cara terbaik untuk mengelola orientasi jarak jauh.

Misalnya, Rippling memungkinkan Anda membuat alur kerja yang disesuaikan untuk orientasi guna menyesuaikan proses dengan kebutuhan perusahaan Anda. Anda dapat mengatur pemicu spesifik sehingga ketika tindakan tertentu diambil, seperti mengembalikan surat penawaran yang ditandatangani, tindakan tindak lanjut atau pemberitahuan akan dimulai.

Cara mengotomatiskan orientasi

1. Tinjau proses orientasi karyawan Anda saat ini

Sangat membantu untuk memulai dengan membuat daftar langkah-langkah proses orientasi karyawan Anda. Jika Anda sudah memiliki daftar periksa orientasi karyawan, lihat daftar tersebut dan periksa kembali apakah daftar tersebut mutakhir dan selaras dengan proses Anda saat ini.

2. Putuskan proses orientasi mana yang ingin Anda otomatisasi

Lihatlah proses orientasi Anda dan pertimbangkan di mana Anda dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi. Tidak setiap langkah dalam alur kerja orientasi Anda perlu diotomatisasi, namun Anda mungkin menemukan bahwa area tertentu sangat memakan waktu dan memberatkan tim Anda dan harus menjadi prioritas utama untuk otomatisasi.

3. Evaluasi kemampuan perangkat lunak orientasi Anda

Jika Anda menggunakan sistem perangkat lunak HR dengan kemampuan orientasi, Anda mungkin sudah memiliki alat teknis yang diperlukan untuk membangun otomatisasi Anda. Tinjau kemampuan perangkat lunak Anda saat ini, dan hubungi vendor untuk mendapatkan bantuan jika Anda tidak yakin di mana menemukan otomatisasi alur kerja dalam platform atau jika paket Anda saat ini mendukung fitur ini.

Sebaiknya periksa juga apakah ada integrasi pihak ketiga, seperti Zapier, yang dapat berfungsi dengan platform perangkat lunak Anda yang ada. Ini bisa jauh lebih murah dan nyaman dibandingkan beralih ke platform HR yang benar-benar baru.

Jika perangkat lunak Anda saat ini tidak mendukung alur kerja orientasi otomatis, Anda mungkin perlu mulai mengevaluasi alat baru untuk menemukan alat yang dapat menangani proses yang Anda identifikasi sebagai prioritas utama otomatisasi. BambooHR, pilihan utama kami untuk perangkat lunak orientasi karyawan, adalah pilihan yang sangat baik untuk dijelajahi. BambooHR menawarkan templat orientasi yang dapat disesuaikan dan otomatisasi alur kerja untuk menjaga proses Anda tetap konsisten dan terorganisir.

4. Bangun alur kerja otomatis Anda

Setelah Anda memahami teknologinya, Anda dapat mulai membangun otomatisasi Anda. Proses sebenarnya akan sedikit berbeda berdasarkan platform orientasi yang Anda gunakan, namun biasanya Anda selalu perlu menyetel pemicu dan tindakan.

Pemicu adalah peristiwa yang terjadi untuk memulai tindakan otomatis. Pemicu yang umum mungkin adalah karyawan yang menandatangani surat penawaran atau tanggal mulai kedatangan karyawan. Kemudian, tindakan terjadi, ini adalah langkah yang Anda ingin program perangkat lunak lakukan ketika mendaftarkan pemicunya. Misalnya, pemicunya mungkin adalah karyawan yang menandatangani surat penawarannya, dan tindakannya bisa berupa mengirimkan pemberitahuan ke TI untuk menyiapkan komputer dan stasiun kerja mereka.

5. Pantau efektivitas otomatisasi orientasi Anda

Setelah Anda membuat dan menerapkan alur kerja orientasi otomatis, Anda sebaiknya terus memantau efektivitasnya dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Catat setiap kendala yang Anda atau tim Anda temui, dan pastikan untuk meninjau dan memperbarui otomatisasi orientasi Anda secara teratur seiring perubahan proses Anda. Ini juga merupakan ide bagus untuk meminta masukan dari karyawan tentang pengalaman orientasi mereka.

Meskipun karyawan belum tentu mengetahui otomatisasi apa yang Anda miliki, mereka dapat menunjukkan apa yang berfungsi dengan baik atau tidak selama proses berlangsung, yang dapat mengungkap beberapa wawasan tentang efektivitas otomatisasi Anda.

Manfaat otomatisasi orientasi

Mengotomatiskan proses orientasi dapat bermanfaat bagi organisasi Anda dalam beberapa cara. Berikut beberapa hal yang perlu diingat saat Anda mempertimbangkan untuk menerapkan otomatisasi orientasi.

Menyederhanakan proses orientasi

Proses yang disederhanakan membantu karyawan baru menyelesaikan tugas orientasi tepat waktu. Proses manual dapat menyebabkan penundaan, memperpanjang jadwal orientasi, atau menimbulkan kebingungan.

Mengurangi beban administratif orientasi

Orientasi karyawan dapat disertai dengan banyak tugas administratif membosankan yang menghabiskan waktu tim Anda, seperti mengirim email secara manual, menyiapkan akun pengguna, mengisi profil HRIS dan penggajian, dan mencatat dokumen apa yang telah dikembalikan. Dengan otomatisasi orientasi, waktu tersebut dapat diarahkan dengan lebih baik ke aspek orientasi antarpribadi yang lebih praktis untuk memberikan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan baru Anda.

Meningkatkan pengalaman karyawan baru

Orientasi memungkinkan Anda membuat kesan pertama yang kuat dengan karyawan baru Anda. Menyediakan proses orientasi yang lancar tidak hanya akan membantu mereka lebih siap untuk terjun ke peran baru mereka, namun juga meletakkan dasar bagi keterlibatan dan kepuasan karyawan yang lebih baik. Saat Anda mengotomatiskan orientasi, sumber daya dan informasi penting yang mereka perlukan untuk memulai akan tiba di kotak masuk mereka tepat pada hari pertama, sehingga mereka dapat memulai dengan langkah yang benar.

Mengurangi kemungkinan kesalahan

Saat Anda menangani semua proses orientasi secara manual, ada ruang untuk kesalahan atau inkonsistensi. Anda dapat dengan mudah membuat tipe saat memasukkan informasi secara manual dari formulir orientasi karyawan ke sistem lain. Anda juga mungkin lupa satu langkah dan secara tidak sengaja meninggalkan karyawan tanpa informasi penting atau login yang diperlukan selama minggu pertama mereka.

Saat Anda mengotomatiskan proses, terdapat tingkat konsistensi yang lebih tinggi di setiap orientasi yang Anda lakukan dan kemungkinan kesalahan yang lebih rendah.

Contoh otomatisasi orientasi karyawan

Berikut beberapa contoh otomatisasi orientasi yang dapat Anda atur. Perlu diperhatikan bahwa kemampuan otomatisasi dapat bervariasi berdasarkan platform.

Menjadwalkan pertemuan orientasi

Anda dapat mengotomatiskan proses penjadwalan pertemuan untuk karyawan baru Anda. Bergantung pada proses orientasi organisasi Anda, Anda dapat membuat alur kerja untuk menjadwalkan pertemuan dengan manajer karyawan, perwakilan SDM, departemen TI, atau seluruh tim mereka untuk perkenalan.

Menyiapkan akun karyawan baru

Karyawan baru Anda akan membutuhkan banyak akun baru. Mereka perlu mengakses sistem penggajian dan pelacakan waktu Anda, email, dan mungkin beberapa manajemen proyek atau alat perpesanan internal. Bergantung pada solusi perangkat lunak yang Anda pilih dan bagaimana integrasinya dengan aplikasi lain tersebut, Anda mungkin dapat menyiapkan otomatisasi untuk membuat akun ini sebelum hari pertama karyawan baru Anda. Hal ini dapat dipicu ketika mereka mengembalikan surat penawaran yang telah ditandatangani atau beberapa hari sebelum tanggal mulai yang dijadwalkan.

Mengirim pengingat tugas orientasi

Daripada memeriksa penyelesaian tugas orientasi seperti penyelesaian dokumen atau konfirmasi kebijakan secara manual, Anda dapat mengatur email pemberitahuan agar dikirim setiap kali tugas terlambat. Buat templat email atau pemberitahuan dalam platform yang akan dipicu untuk keluar pada waktu yang ditentukan (seperti ketika tenggat waktu semakin dekat, ketika ada sesuatu yang terlambat satu hari, dan pada interval yang berkelanjutan hingga dikirimkan).

Mengelola pengiriman peralatan

Jika Anda mempekerjakan karyawan jarak jauh, Anda dapat membuat otomatisasi alur kerja untuk membantu mengirimkan peralatan sebelum tanggal mulainya. Ketika tanggal mulai semakin dekat, Anda dapat membuat otomatisasi seperti melakukan ping ke TI untuk mengirim peralatan dan secara otomatis membuat label pengiriman berisi informasi karyawan untuk digunakan.

Tugas pelatihan orientasi

Siapkan alur kerja khusus untuk menetapkan kursus pelatihan yang tepat berdasarkan lokasi, peran, dan departemen karyawan. Misalnya, negara bagian tertentu memiliki persyaratan pelatihan khusus untuk pelecehan seksual, penanganan makanan, keselamatan di tempat kerja, dan bidang lain yang mungkin berbeda-beda berdasarkan pekerjaan karyawan.

Mengirim check-in pada 30, 60, dan 90 hari

Anda dapat mengotomatiskan proses umpan balik Anda dengan mengatur perangkat lunak orientasi karyawan Anda untuk mengirimkan survei umpan balik pada tanda 30, 60, dan 90 hari setelah seorang karyawan bergabung. Pastikan Anda mencatat tanggal mulai yang benar di sistem orientasi karyawan atau platform HRIS Anda, dan atur survei agar dikirim secara otomatis setiap kali karyawan baru mencapai salah satu dari tiga pencapaian tersebut.

FAQ otomatisasi orientasi

Langkah-langkah proses orientasi apa yang dapat diotomatisasi?

Langkah-langkah seperti mengirim dan melacak dokumen orientasi, menugaskan pelatihan, menyiapkan akun, dan menjadwalkan rapat dapat diotomatisasi. Otomatisasi orientasi juga berguna untuk mengirimkan survei pulsa dan check-in selama dan setelah proses orientasi untuk mengumpulkan umpan balik.

Apa itu perangkat lunak orientasi karyawan?

Perangkat lunak orientasi karyawan mengacu pada alat digital yang dirancang untuk mendukung dan menyederhanakan proses orientasi karyawan. Seringkali, perangkat lunak orientasi bukanlah solusi yang berdiri sendiri, namun merupakan bagian dari sistem perangkat lunak HR yang lebih menyeluruh.

Bisakah orientasi karyawan dilakukan secara otomatis?

Meskipun banyak langkah dalam proses orientasi karyawan dapat diotomatisasi dengan teknologi yang tepat, beberapa langkah masih memerlukan sentuhan manusia. Misalnya, Anda dapat mengotomatiskan penugasan mentor atau rekan karyawan baru atau penjadwalan pertemuan penyambutan tim awal, namun pertemuan atau komunikasi berikutnya tidak boleh diotomatisasi karena Anda ingin membangun koneksi yang tulus. Otomatisasi membantu Anda menghemat waktu pada dokumen dan langkah-langkah administratif, untuk memberi Anda lebih banyak waktu untuk aspek orientasi antarpribadi.